fbpx

CHANNEL MANAGER LÀ GÌ – NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ CHANNEL MANAGER

1. Channel manager là gì?

Channel Manager System hay Channel Manager gọi tắt là CMS được hiểu là Hệ thống quản trị kênh phân phối. Đây là hệ thống trung gian giúp liên kết các kênh phân phối (OTAs) để quản trị về giá phòng (room rates), lượng phòng bán (allotment), đóng phòng (close-out) duy nhất một lần cho nhiều kênh OTAs (Agoda, Booking.com, Expedia, …)

Channel Manager có thể kết nối từ một vài đến hàng chục, hàng trăm kênh phân phối OTAs khác nhau trong cùng một hệ thống. Bạn chỉ cần điều chỉnh một lần duy nhất, tất cả các kênh được kết nối qua hệ thống sẽ được điều chỉnh giống nhau. Bạn sẽ được cung cấp tài khoản (log-in account) thay vì phải vào từng extranet của từng kênh OTA để điều chỉnh.

2. Nguyên lý hoạt động của Channel Manager

Sử dụng Channel Manager, khi bạn cập nhật tình trạng phòng trống và giá phòng trên Channel Manager, nó sẽ tự động đồng bộ với tất cả các kênh phân phối phòng của khách sạn mà bạn đang hợp tác bán phòng.

Khi có khách hàng đặt phòng thành công từ một kênh OTA bất kỳ, nó sẽ tự động cập nhật phòng trống tương ứng qua các kênh đặt phòng online khác mà khách sạn đang phân phối.

Để dễ dàng hình dung mình sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể như sau: Một khách sạn A đang đăng kí bán phòng trên 3 kênh OTA là booking.com, agoda.com, expedia.com và khách sạn A có sử dụng Channel Manager để quản lý. Khi khách sạn A còn 3 phòng trống thì tự động cả 3 kênh OTA đều cập nhật 3 phòng trống như nhau. Nếu có khách đặt 1 phòng trên agoda.com thì hệ thống sẽ tự động cập nhật cho cả 3 OTA là còn 2 phòng trống. Những việc này đều thực hiện tự động nên nhân viên Sales OTA không phải thực hiện thao tác thủ công như trước đây là lên từng trang còn lại để chỉnh số phòng trống.

3. Lợi ích của Channel Manager mang lại.

  • Giảm thiểu nhân lực, thời gian quản lý từng kênh phân phối
  • Giảm sai sót do con người gây ra
  • Giảm thiểu khác biệt giá cả, số lượng phòng bán ở các kênh OTA.
  • Dùng chức năng giá cả linh hoạt thay vì phải tạo quá nhiều promotions.
  • Giảm thiểu overbooking
  • Tối ưu hóa doanh thu trực tuyến.
  • Hỗ trợ khách sạn mở rộng, phát triển thương hiệu.

4Những điều cần lưu ý khi lựa chọn hệ thống quản lý kênh phân phối – Channel Manager

Hiện nay trên thị trường có quá nhiều nhà cung cấp sản phẩm Channel Manager làm cho bạn rất đau đầu khi tìm kiếm một kênh quản lý phân phối phòng cho khách sạn của bạn. Quy mô khách sạn, nhu cầu quản lý và cả về kinh phí là những yếu tố cơ bản để bạn lựa chọn cho mình một sản phẩm phù hợp.  Nhưng có một số điểm cần lưu ý như sau:

Một là ngân sách của bạn.

Việc đầu tiên bạn cần làm là định hướng kinh doanh của khách sạn. Nếu bạn xác định OTA là một trong những nguồn khách quan trọng thì việc đầu tiên là bạn cần có danh sách các kênh OTA hiệu quả. Tiếp đến là chọn cho mình nhà cung cấp Channel Manager với mức chi phí hợp lý. Mức giá của Channel Manager đa dạng tùy thuộc vào số lượng phòng khách sạn, số lượng chức năng và số lượng kênh OTA sẵn có. Là người quản lý hoặc chủ khách sạn, bạn cần tự hỏi mình có thể chi bao nhiêu cho công nghệ này. Channel Manager càng mắc tiền thì càng có nhiều chức năng bổ trợ.

Bạn cũng nên lưu tâm đến những phụ phí đi kèm với sản phẩm này. Mức phí bạn trả là cố định hay theo doanh thu.

Hai là số lượng kênh phân phối

Trong khi tìm kiếm Channel Manager, bạn nên kiểm tra danh sách các kênh OTA mà Channel Manager này đã tích hợp quản lý. Ngoài ra Channel Manager cũng phải cung cấp một giải pháp phù hợp khi bạn muốn bán phòng trên chính website của khách sạn.

Ba là hỗ trợ kỹ thuật

Các hỗ trợ kỹ thuật là yếu tố cực kỳ quan trọng. Bạn nên kiểm tra là liệu đội ngũ kỹ thuật có hỗ trợ khách hàng 24/7 hay không? Thời gian hỗ trợ là bao lâu? Có mất phí cho việc hỗ trợ hay không?

Nếu là sản phẩm của nước ngoài thì tốt nhất vẫn nên có một đội hỗ trợ là người Việt Nam.

Bốn là giao diện dễ dàng sử dụng

Ngoài vấn đề về chi phí, thì giao diện chức năng rõ ràng, thân thiện và thao tác dễ dàng, thuận tiện cho người sử dụng cũng được chủ khách sạn hay nhà quản lý rất quan tâm.

Ngay cả những Channel Manager với những chức năng nâng cao thì bạn hãy kiểm tra xem nó có rõ ràng và dễ dàng sử dụng hay không? Bằng cách này bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cho việc cập nhật và sử dụng phần mềm, thời gian đào tạo cho nhân viên mới.

Năm là hỗ trợ quản lý doanh thu

Nếu bạn đang thực hành quản lý doanh thu thì Channel Manager của bạn nên có các chức năng tùy chọn nâng cao để bạn có thể đẩy mạnh công suất và doanh số của mình. Kiểm tra xem nó có cho bạn tạo các gói cước khác nhau hay không và liệu nó có cung cấp các báo cáo và biểu đồ thống kê hay không? Nó có linh hoạt trong việc định giá động hay không? Việc thay đổi các chiến lược về giá có dễ dàng không?

Bạn cũng nên biết về khả năng quản lý các chương trình khuyến mãi dựa vào thời điểm, mùa cao điểm, thấp điêm, Lễ, Tết,…

Sáu là, khả năng tương thích với phần mềm quản lý khách sạn PMS của bạn

Nếu bạn đang sử dụng một phần mềm quản lý khách sạn (Nếu chưa, thì bạn cũng nên xem xét để sử dụng) thì lựa chọn tốt nhất đó là một Channel Manager tương thích được với phần mềm quản lý khách sạn của bạn.

Để giải thích cho lý do tại sao nên chọn Channel Manager dễ dàng tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn, mình cần hiểu rõ cơ chế hoạt động của Channel Manager. Theo đó có hai cách vận hành Channel Manager là Thủ công (Manual) và Tự động (Automatic).

Channel Manager
Channel Manager

Vận hành theo phương thức thủ công (Manual)

  • Khách sạn sẽ đăng nhập tài khoản trên Channel Manager để cập nhật số lượng phòng trống (Availability) và giá bán (Room Rate). Channel Manager sẽ có nhiệm vụ đồng bộ các thông tin này đến các kênh OTA mà khách sạn đã đăng ký.
  • Khách tiến hành đặt phòng trên một kênh OTA bất kỳ trong danh sách, thì Channel Manager tiếp tục cập nhật tình trạng phòng trống tại thời điểm và tiếp tục đồng bộ đến các kênh OTA còn lại. Đồng thời, Channel Manager sẽ gửi mail booking đến hộp thư mail của khách sạn.
  • Nhân viên bộ phận đặt phòng lấy thông tin từ mail và nhập thông tin booking (tên khách, ngày đến, ngày đi, giá phòng, loại phòng, yêu cầu đặt biệt, …) vào phần mềm quản lý khách sạn PMS để trừ kho (Inventory) trong trường hợp khách sạn có sử dụng phần mềm quản lý.
  • Nếu khách hàng tiến hành điều chỉnh booking tăng giảm số lượng phòng thì Channel Manager cũng cập nhật thông tin, tự động đồng bộ cho các kênh OTA và cũng gửi email cập nhật thông tin mới nhất cho khách sạn. Nhân viên khách sạn liên tục theo dõi và cập nhật tình trạng booking lên hệ thống phần mềm quản lý.
Channel Manager
Channel Manager

Vận hành theo hình thức tự động (Automatic)

Phương thức này áp dụng cho các khách sạn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS và hệ thống quản lý kênh phân phối CMS. Đồng thời khách sạn này phải mua giải pháp tích hợp giữa PMS và CMS từ hai nhà cung cấp này. Khi đó khách sạn sẽ có 2 giải pháp để lựa chọn:

One – Way: Thông tin về loại phòng trống (Availability) và giá phòng (Room Rate) sẽ được nhân viên khách sạn đưa lên trực tiếp trên tài khoản của Channel Manager – CMS. Channel Manager sẽ thực hiện công việc của mình là đồng bộ thông tin đến các kênh OTA. Tuy nhiên điều khác biệt ở đây là khi khách hàng đặt phòng thành công, thì thông tin booking sẽ tự động cập nhật trực tiếp vào hệ thống quản lý khách sạn PMS. Nhân viên bộ phận đặt phòng chỉ có nhiệm vụ kiểm tra thông tin và bố trí số phòng cho khách hàng, chuẩn bị cho việc check in khách.

Two – Way: Khi việc liên kết 2 giải pháp phần mềm quản lý khách sạn và hệ thống quản lý kênh phân phối thành công và khách sạn lựa chọn giải pháp Two – Way từ nhà cung cấp thì số lượng phòng trống (Availability) và giá phòng ( Room Rate) đi kèm sẽ được cập nhật dựa trên Availability của phần mềm quản lý khách sạn theo thời gian thực (Real Time). Booking được đặt thành công cũng sẽ tự động đổ trực tiếp về phần mềm với đầy đủ thông tin cần thiết.

Ưu điểm của phương thức này chính là tính tự động hóa cả hai chiều giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực để cập nhật thông tin booking đến hệ thống phần mềm, tối ưu hóa doanh thu thị trường OTA. Nhưng bạn cũng biết đó, trên đời này làm gì có cái gì hoàn hảo 100% đúng không? Mọi thứ đều được kết nối và vận hành bằng đường truyền internet, nên sẽ có độ trễ (downtime) nhất định trong việc cập nhật dữ liệu. Vào những ngày cao điểm, tình trạng overbooking có thể xảy ra nếu  cùng  một thời điểm khách hàng đặt phòng đồng loạt ở nhiều kênh OTA khác nhau hoặc là khách sạn nhận khách từ nhiều nguồn khác nhau: Walkin, OTA, TA, …

Khi mà thị trường khách sạn đang cạnh tranh gay gắt như hiện nay, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trú khách sạn cần áp dụng các công nghệ tiên tiến để hỗ trợ cho việc vận hành, quản lý và kinh doanh một cách hiệu quả để tăng tính cạnh tranh trên thị trường và giúp cho việc kinh doanh ngày một đi lên. Trong đó phần mềm quản lý khách sạn (PMS) và hệ thống quản lý kênh phân phối Channel Manager (CMS) một hai công cụ quan trọng hàng đầu mà chủ doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Với việc tích hợp Channel Manager và phần mềm quản lý khách sạn PMS giúp khách sạn có cái nhìn toàn diện, đồng bộ về tình hình kinh doanh của khách sạn.

 

Nếu bạn cần tư vấn thêm về giải pháp Channel Manager hãy gọi cho chúng tôi theo số hotline 0902 530 968 nhé!!!

PMS GIHOTECH – Phần mềm quản lý khách sạn cao cấp của người Việt.

 

0/5 (0 Reviews)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *