fbpx

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN PMS VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

Vận hành và quản lý cả một hệ thống giống như một bài toán nan giải đối với chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên trong thời đại 4.0 cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thì các phần mềm quản lý khách sạn ra đời, mang đến một giải pháp tuyệt vời cho nhà quản trị khách sạn trong việc vận hành và quản lý khách sạn của mình hiệu quả với mức chi phí tối thiểu nhưng vẫn đem lại hiệu quả tối đa. Làm việc trong ngành dịch vụ khách sạn, tôi tin chắc bạn đã từng được nghe đến từ PMS hay hệ thống PMS. Vậy bạn đã hiểu rõ PMS là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu nha.

Hệ thống PMS là gì?

PMS là cách viết tắt trong tiếng Anh của cụm từ Property Management System có nghĩa là phần mềm (hệ thống) quản lý khách sạn. Đây là hệ thống giúp cho các nhà quản lý khách sạn có thể vân hành, quản lý và tối đa hóa hoạt động kinh doanh của mình.

PMS được thiết lập, cài đặt vào hệ thống máy chủ và các máy trạm của các bộ phận liên quan sẽ kết nối với máy chủ bằng internet. Dựa vào những câu lệnh được lập trình sẵn, nhân viên nghiệp vụ sẽ tiến hành các thao tác trên PMS để xử lý giao dịch với khách hàng như tạo booking, check in, nhập thông tin khách hàng, nhập bill dịch vụ, nhập thanh toán, xuất hóa đơn VAT,… và lưu trữ hồ sơ của khách tới máy chủ.

Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS

Công việc quan trọng nhất đối với các chủ doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực khách sạn đó chính là mang đến dịch vụ hoàn hảo nhất cho các thượng đế của bạn, tối ưu hóa doanh thu nhưng đồng thời phải kiểm soát chặt chẽ chi phí, tránh thất thoát. Theo xu hướng của thị trường, thì ngành dịch vụ khách sạn ngày càng phát triển và thu hút rất nhiều sự quan tâm và đầu tư của các doanh nghiệp, cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn, đòi hỏi các nhà quản lý cần phải có những phương án, phương thức quản lý để đạt hiệu quả công việc cao nhất đồng thời cũng tối thiểu hóa chi phí. Cho nên sử dụng hệ thống đồng bộ và thống nhất là điều tiên quyết.

PMS chính là sự kết hợp bao gồm những chức năng được thiết lập sẵn, giúp đơn giản hóa việc quản lý các bộ phận, kiểm soát mọi hoạt động trên cùng một hệ thống nên sẽ có sự đồng bộ và nhất quán về dữ liệu. Từ đó nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quát nhất về tình hình hoạt động của khách sạn.

Phân loại PMS

Tính đến hiện tại thì đã có hai loại phần mềm quản lý khách sạn PMS như:

PMS Local sử dụng nền tảng Database MSS được cài đặt trên 1 máy chủ (server) chuyên dụng của khách sạn. Máy chủ này có nhiệm vụ hoạt động 24/24 để các máy tính trạm kết nối bằng internet để truy xuất và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc sử dụng, quản lý và truy cập dữ liệu. Điểm mạnh của phần mềm này là tính bảo mật dữ liệu cao, phần mềm đa dạng về chức năng, dễ dàng nâng cấp và phát triển theo nhu cầu của khách sạn.

PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Lợi ích lớn nhất của điện toán đám mây đó là tiết kiệm chi phí. Chủ yếu là bạn sẽ giảm được chi phí đầu tư hạ tầng ban đầu, chi phí mua phần cứng, phần mềm và bảo dưỡng chúng, chi phí để lắp đặt, tìm chỗ đặt server và vận hành thường ngày, chi phí thuê người để trông coi và nhiều thứ khác.

Theo sau đó là sự tiện lợi. Bạn có thể nhanh chóng xài ngay một thứ gì đó mà không phải tốn công cài đặt phức tạp. Bạn có thể nhanh chóng truy cập chúng mọi lúc mọi nơi, gần như không bị phụ thuộc vào phần mềm hay phần cứng đang xài là gì.

Sẽ là thiếu sót lớn nếu đã nói về ưu điểm mà bỏ qua nhược điểm của nó. Vì mọi thứ liên quan đến mây hầu như đều cần kết nối Internet nên nếu kết nối chập chờn hay chậm chạp, vốn là tình trạng rất phổ biến ở Việt Nam thì việc sử dụng các dịch vụ sẽ rất khó khăn. Ở môi trường doanh nghiệp, điều này có nghĩa là họ phải tốn nhiều thời gian hơn cho việc chờ app đám mây tải xong, trong lúc đó thì thiệt hại có thể sẽ rất nghiêm trọng. Hơn nữa sẽ không có khách hàng nào đủ kiên nhẫn đợi bạn load phần mềm trong 5 phút, 10 phút chỉ cho việc kiểm tra thông tin phòng trống để đặt phòng hay khi làm thủ tục nhận phòng và trả phòng.

Thứ hai là chuyện quyền riêng tư. Bạn có tin vào Gmail để lưu hết mọi email quan trọng liên quan đến công việc? Bạn có đủ tin tưởng một phần mềm kế toán online để lưu hết sổ sách của bạn trên đó và đảm bảo là số liệu không bị bán cho đối thủ cạnh tranh? Bạn có tin tưởng thông tin về giá cả và khách hàng của bạn được bảo mật tuyệt đối. Với người dùng cá nhân thì chuyện này có thể không quan trọng nhưng với doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh khách sạn thì nó rất nghiêm trọng, thế nên nhiều doanh nghiệp bây giờ vẫn còn rất đắn đo với việc lên mây trong khi họ biết rằng giải pháp đó giúp họ tiết kiệm nhiều chi phí.

Sau đó là nỗi lo về downtime. KHÔNG một nhà cung cấp dịch vụ đám mây nào có thể đảm bảo với bạn rằng máy chủ của họ sẽ chạy 100% liên tục và không bao giờ phải ngừng lại, dù cho có sự cố. Cỡ Facebook và Google mà còn bị thì những hãng nhỏ làm sao dám đảm bảo 100%? Khi đó thì bạn chỉ có thể ngồi chơi thôi chứ chẳng làm gì được nữa.

Một điều quan trọng nữa mà các bạn nên cân nhắc khi lựa chọn PMS này là dữ liệu được lưu trữ càng nhiều sẽ ảnh hưởng đến tốc độ truy cập phần mềm. Đặc biệt là lĩnh vực khách sạn dữ liệu phát sinh hàng ngày sẽ rất lớn.

Lợi ích khi sử dụng PMS trong quản lý khách sạn

Lợi ích khi sử dụng PMS trong quản lý khách sạn
Lợi ích khi sử dụng PMS trong quản lý khách sạn

1. Có thể quản lý khách sạn từ xa, dễ dàng và hiệu quả

Bạn là chủ một khách sạn nhưng bạn không thể ở tại khách sạn 24/7 để điều hành và quản lý. Phần mềm PMS ra đời cho phép các nhà quản lý giải quyết được bài toán khó trên.

2. Tính chính xác cao

Khách hàng là những đại lý lữ hành lớn họ có nhu cầu đặt phòng trước 1 tháng, 3 tháng hoặc thậm chí trước cả năm nhưng bạn lại không thể nắm rõ chính xác giai đoạn đó bạn còn bao nhiêu phòng có thể bán được, số lượng từng loại phòng, giá từng loại phòng để báo cho khách. Nếu làm theo phương pháp quản lý thủ công như word, excel thì độ chính xác không cao mà còn tốn quá nhiều thời gian để kiểm tra. Chính điều này sẽ làm mất đi nhiều cơ hội của khách sạn hoặc rất dễ bị overbooking. Còn hậu quả của Overbooking mình sẽ nêu rõ hơn ở một bài viết khác nhé.

Khi khách đến nhận phòng, bạn không kiểm soát được số lượng khách thực tế, thông tin khách hàng và kịp thời chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan như nhà hàng, spa, … thì thất thoát doanh thu là một điều dễ dàng xảy ra.

Cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối năm hoặc bất kỳ ngày nào Ban giám đốc muốn xem báo cáo doanh thu, báo khách lượng khách, báo cáo tồn kho, báo cáo chi phí, … thì còn phải đợi bạn ngồi tổng hợp thông tin từ các bộ phận rồi lập bảng báo cáo. Đến khi nhận được báo cáo thì việc đưa ra quyết định điều chỉnh hình như đã quá muộn màng.

Nhưng với PMS thì bạn có thể an tâm vì nó có thể giúp bạn tính toán nhanh nhất nhưng cũng rất chính xác và cụ thể doanh thu của khách sạn, lợi nhuận cũng như số lượng khách hàng đã ra vào khách sạn bất kể mùa cao điểm hay những ngày bình thường thông qua các mẫu báo cáo được lập trình sẵn trên hệ thống. Bạn chỉ mất 1 phút để có thể truy cập và in báo cáo ra nộp cho sếp thôi.

3. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Một phần mềm xịn sò sẽ giúp công việc của nhân viên các bộ phận thuận lợi hơn, xử lý công việc nhanh chóng hơn. Thay vì tính toán, ghi chép từng số liệu thì giờ đây PMS đã làm thay bạn việc đó. Vừa rút ngắn thời gian đồng thời cũng tiết kiệm chi phí. Bạn sẽ không tốn quá nhiều nguồn nhân lực vào công đoạn này. Với PMS mọi phương thức tính toán đã trở nên đơn giản và tối ưu hóa đơn nhiều.

4. Đồng bộ hóa dữ liệu

Với sự tích hợp giữa các chức năng thì phần mềm quản lý khách sạn giúp bạn kiểm soát các thông tin về nhân viên, khách hàng, đối tác, lượng booking, doanh thu, công suất phòng, chi phí, tồn kho … và các thông tin này được cập nhật theo thời gian thực (real time) giúp cho bạn xem được số liệu thực ngay tại thời điểm và dễ dàng đưa ra được các quyết định kinh doanh kịp thời.

5. Giao diện thu hút, người sử dụng dễ dàng thực hiện các thao tác

Các chức năng của phần mềm được thiết kế và lập trình logic với nhau theo quy trình chuẩn của ngành nghề và giao diện trực quan thu hút nhau giúp nhân viên dễ dàng học và sử dụng trong công việc. Một lưu ý nhỏ là bạn nên chọn phần mềm có ít nhất là 2 ngôn ngữ: Bản ngữ và Tiếng Anh là ngôn ngữ quốc tế để hỗ trợ được tất cả các bộ phận trong khách sạn.

Chức năng PMS đối với từng bộ phận trong khách sạn?

Chức năng PMS đối với từng bộ phận trong khách sạn
Chức năng PMS đối với từng bộ phận trong khách sạn

1. Bộ phận kinh doanh (Sales & Marketing Department)

  • Quản lý danh sách khách hàng
  • Quản lý việc đặt phòng và dịch vụ của khách
  • Tạo bảng giá phòng theo từng đối tượng khách hàng, theo mùa.
  • Tạo các chương trình khuyến mãi, chính khách giá ưu đãi để thu hút khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh.
  • Nhận thông tin booking phòng, đặt tiệc, hội nghị, … khách đoàn, khách lẽ, lữ hành, corporate, …
  • Chăm sóc khách hàng quen thuộc, khách hàng thường xuyên. Đồng thời tạo ưu đãi cho những khách hàng mới.

2. Bộ phận đặt phòng (Reservation Department)

  • Quản lý việc đặt phòng và dịch vụ của khách
  • Tiếp nhận đặt phòng dịch vụ từ phòng kinh doanh
  • Nhận thông tin đặt phòng từ khách lẽ, khách OTA.
  • Cập nhật bảng giá phòng, điều chỉnh số lượng phòng giữa các trên OTA.
  • Tiếp nhận thông tin và bố trí phòng theo yêu cầu của khách.

3. Bộ phận lễ tân (Reception Department)

  • Tiếp nhận thông tin từ phòng kinh doanh và bộ phận đặt phòng.
  • Quản lý danh sách khách hàng
  • Làm thủ tục nhận phòng, xử lý các tình huống khi khách lưu trú tại khách sạn và trả phòng.
  • Làm cầu nối giữa các bộ phận trong khách sạn và khách hàng.

4. Bộ phận buồng phòng (Housekeeping Department)

  • Xử lý đồ thất lạc
  • Cập nhật tình trạng phòng khách theo thời gian thực
  • Thực hiện bố trí đổi phòng cho khách khi khách yêu cầu.
  • Hỗ trợ tính phí dịch vụ khi khách hàng sử dụng như minibar/laundry.

5. Bộ phận nhà hàng (F&B Department)

  • Quản lý những điểm bán hàng trong khách sạn.
  • Thực hiện quản lý tồn kho, thống kê nhu cầu theo dữ trữ thực phẩm đồ uống theo nhu cầu của khách hàng.

6. Bộ phận mua hàng

  • Kiểm soát hàng tồn kho
  • Lập đơn đặt hàng
  • Chuyển đơn hàng cho nhà cung ứng.
  • Đối chiếu danh mục hàng hóa đã nhận so với đơn hàng để nghiệm thu hàng.
  • Chuyển giao tài liệu nghiệm thu để ủy quyền thanh toán mua hàng.
  • Phân loại và hoàn thiện hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm thông tin.

7. Bộ phận kế toán

  • Quản lý doanh thu, công nợ
  • Quản lý tiền lương
  • Thiết lập báo cáo tổng hợp cho các bộ phận
  • Hiệu quả trong việc kiểm toán và khai báo thuế theo quy định.

8. Bộ phận nhân sự

  • Lưu thông tin về ca làm việc
  • Phân bổ nhân sự hợp lý cho từng thời điểm khác nhau
  • Chấm công
  • Đánh giá chất lượng công việc

9. Một số chức năng khác

  • Tích hợp thiết bị ngoại vi (hệ thống khóa từ, máy scan passport/ID, IPTV, Tổng đài điện thoại, …)
  • Tích hợp hệ thống đặt phòng trực tuyến (booking engine) trên website của khách sạn.
  • Tích hợp hệ thống kênh quản trị phân phối phòng (Channel Manager) giúp quản lý các kênh phân phối OTA như Agoda, booking.com, Traveloka, ….
  • Tích hợp hệ thống phát hành hóa đơn điện tử
  • Phát hành voucher, thẻ thành viên, tích lũy điểm đến khách hàng.

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn PMS.

1. Giao diện trực quan, dễ sử dụng

Giao diện trực quan, dễ sử dụng sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc tuyển dụng nhân viên, hỗ trợ kinh doanh và quản lý khách sạn.

Phần mềm càng dễ sử dụng bao nhiêu, nhân viên sẽ càng hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác bấy nhiêu.

2. Kiểm soát chặt chẽ

Phần mềm nhiều tính năng, dễ sử dụng để hỗ trợ tốt cho người dùng nhưng yếu tố quan trọng mà bạn cần quan tâm đó chính là việc phần mềm hỗ trợ bạn kiểm soát chặt chẽ về số liệu hay không?

Tất nhiên không thể tránh được sai xót trong quá trình thao tác, sử dụng phần mềm nhưng nếu 1 phần mềm mà người dùng có thể dễ dàng sửa số liệu thậm chí xóa luôn dấu vết thì bạn có kiểm soát được nhân viên của bạn đã làm những gì? Bạn có tin tưởng được dữ liệu được báo cáo từ các bộ phận hay không?

3. Bảo mật

Một vấn đề cần được quan tâm đó là dữ liệu quan trọng của khách sạn. Hãy lưu tâm tới những câu hỏi: Nhà cung cấp phần mềm sẽ xử lý dữ liệu của bạn như thế nào? Dữ liệu của bạn có được bảo mật không?

Lời khuyên: nên sử dụng những phần mềm truyền thống nền tảng Database MSS mà dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đặt tại khách sạn vì độ bảo mật cao hơn, khi hệ thống mạng wifi bị sự cố, hoạt động của khách sạn vẫn diễn ra bình thường với hệ thống mạng nội bộ LAN.

4. Khả năng truy cập từ xa

Một trong những yếu tố quan trọng cần phải xem xét là phần mềm có thể truy cập từ xa hay không? Không phải lúc nào nhà quản lý cũng có mặt ở khách sạn. Nhiều lúc họ phải đi công tác, nhưng nếu họ có thể truy cập được vào phần mềm thì họ vẫn có thể quản lý được khách sạn từ xa.

5. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Trong quá trình sử dụng phần mềm, chắc chắn bạn và nhân viên sẽ gặp phải vương mắc. Lúc đó, bạn sẽ cần liên lạc với nhà cung cấp để nhờ hỗ trợ. Bởi vậy, hãy đảm bảo nhà cung cấp đó cung cấp dịch vụ hỗ trợ một cách nhanh chóng và kịp thời để đảm bảo công việc kinh doanh của khách sạn không bị gián đoạn. Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt nhất là 24/7.

6. Dễ dàng mở rộng

Một doanh nghiệp thành công luôn có xu hướng mở rộng quy mô. Nếu bạn kinh doanh khách sạn, chắc hẳn bạn cũng muốn khách sạn của mình ngày càng mở rộng về quy mô, số lượng dịch vụ, … Do đó, khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn, bạn cũng cần xem xét xem nó có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của khách sạn khi tăng trưởng quy mô hay không? Chắc chắn bạn sẽ không muốn phải đổi sang phần mềm khác mỗi khi khách sạn của bạn nâng cấp thêm phòng, dịch vụ hay nhiều chi nhánh khác.

7. Hệ thống quản lý toàn diện khách sạn

Một phần mềm quản lý toàn diện yêu cầu phải có đủ các phân hệ chức năng dành cho tất cả các bộ phận từ Kinh doanh, đặt phòng, lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật, mua hàng, kho, kế toán, nhân sự. Các phân hệ chức năng này phải kết nối với nhau để dữ liệu luân chuyển, kế thừa lẫn nhau giúp tiết kiệm được thời gian, công sức và con người từ đó tiết kiệm được chi phí vận hành. Đặc biệt là số liệu đảm bảo chính xác từ đầu vào cho đến khi lên báo cáo quản trị cho Chủ đầu tư và nhà quản lý, tránh tình trạng số liệu ở mỗi phân hệ khác nhau dẫn đến tình trạng hoan mang của Chủ đầu tư và nhà quản lý khi không biết tin tưởng số liệu nào?

8. Hệ thống báo cáo

Hệ thống báo cáo là vô cùng quan trọng trong kinh doanh khách sạn. Nó giúp nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác. Do đó, hãy đảm bảo phần mềm cung cấp đầy đủ những báo cáo chi tiết, rõ ràng về mọi khía cạnh hoạt động kinh doanh của khách sạn.

9. Dễ dàng tích hợp với đơn vị thứ 3

Trong quá trình hoạt động, khách sạn sẽ phải tích hợp phần cứng và phần mềm của đơn vị thứ 3 vào phần mềm quản lý khách sạn giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn. Ví dụ, khách sạn có thể tích hợp hệ thống khóa từ vào phần mềm quản lý để giúp tránh thất thoát cho khách sạn, máy scan passport, hệ thống phát hành hóa đơn điện tử, kênh phân phối phòng (CM), … Do đó, hãy đảm bảo phần mềm quản lý khách sạn mà bạn lựa chọn có khả năng tích hợp phần cứng và phần mềm của đơn vị thứ 3.

10. Uy tín của nhà cung cấp

Một phần mềm quản lý khách sạn chất lượng chỉ có thể đến từ một nhà cung cấp uy tín. Do đó, hãy trả lời những câu hỏi sau: Nhà cung cấp có đáng tin cậy không? Đó có phải là một nhà cung cấp nổi tiếng? Hãy kiểm tra những đánh giá về nhà cung cấp đó trước khi quyết định lựa chọn giải pháp của họ.

11. Chi phí

Khi so sánh báo giá của một phần mềm bạn nên chý ý mức giá đó có bao gồm chi phí triển khai phần mềm chưa, khi phát sinh thêm nghiệp vụ phần mềm có tốn thêm phí nâng cấp hay không, có tốn thêm chi phí tích hợp với các đối tác thứ 3 hay thiết bị ngoại vi hay không? Phát sinh thêm số lượng người dùng hay máy trạm có tốn thêm chi phí,…

Làm sao để tạo ra được doanh thu hiệu quả nhưng tối thiểu hóa chi phí nhất có thể là điều mọi nhà kinh doanh trăn trở. Tùy thuộc vào loại mô hình thì sẽ có những phần mềm phù hợp khác nhau. Đừng vì ham rẻ mà chọn những phần mềm kém chất lượng và chức năng nhé. Vì phần mềm không đủ chức năng sẽ không hỗ trợ được cho nhân viên trong công việc mà còn có thể gây trở ngại, tốn thời gian và nhân sự. Một phần mềm không chất lượng sẽ không giúp bạn kiểm soát được doanh thu, tránh thất thoát sẽ rất nguy hiểm. Và khi bạn nhận ra những bất cập trên, bạn lại tốn thời gian tìm hiểu và lựa chọn 1 phần mềm khác sẽ tốn thêm 1 khoảng phí không nhỏ.

0/5 (0 Reviews)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *